행정내부의 조직에 있어 97년 IMF 한파로 조직의 거품을 제거하고자 98년 6월부터 구조조정을 단행해 오고있는 실정에서 비롯되고 있다. 인력과 조직이 줄어든 현실 속에 행정 내부에 있어서는 삶의 질 향상과 행정의 패턴의 변화로 업무의 세분화가 되면서 업무량이 기아 급수적으로 늘어나고 있는 실정이다.
행정 내부에 있어 그 한가지의 요인이 보고문화에서 비롯되고 있다는 지적이고 보면 구태의연하게 격식을 선호하던 관료주의적 자태에서 비롯된 소모성 행정 그 자체에 시간과 인력이 빼앗기고 있다는 것이다. 바쁘신 가운데도 ○○시를 찾아주신 ....... 시작되는 보고 문화 속에 보이지 않는 격식은 시간과 능률을 빼앗아 간다.
21세기 정보화 시대로 접어들고 있는 시점에서 E-메일이 우선시 되는 컴퓨터문화 속에서 절약하는 행정의 행태, 창조적인 행정수행을 위한 보고문화는 “메모문화” 또는 “수첩문화”로 빨리 변화 시켜야만 한다고 생각되어 진다.
김휘동 안동시장이 ‘메모 문화’를 주창하고 실행에 옮겨감으로써 공직자들로부터 큰 호응은 물론 19만 시민들과의 약속을 조용한 가운데 변화와 개혁을 추구해 나가고 있다는 평을 받고 있다.
김시장이 관료주의적 행태에서 탈피하여 강력하게 시행해 나가고 있는 격식 배격, 시간절약의 ‘메모 문화’는 행정내부에 있어 조용하면서도 보이지 않는 개혁으로 타 자치단체에 있어서도 많은 변화를 가져다 줄 것으로 예견되고 있다.